Состав услуги

Аудит, разработка и формализация бизнес-процессов

Цели.
1. Определение и закрепление центров ответственности Позволит знать, за кем закреплен какой функционал. Это первый шаг на пути формирования положений об отделе и формировании должностных инструкций. В частности, шаг позволит понять, какой квалификацией должен обладать работник на своем рабочем месте.
2. Регламентация действий при выполнении работ. Позволит обеспечить выполнение работ в одинаковой последовательности, что влечет за собой возможности:
- показать реальный порядок и последовательность выполнения работ;
 - контроль статуса выполнения работ;
 - обеспечение стабильности в получении результата;
 - возможность влиять на процесс, как на порядок исполнения экземпляра, так и процесса в целом, без потерь в целевых показателях.

Этапы предоставления услуги.
Услуга Описание Бизнес Процессов организации Заказчика осуществляется по этапам:
1-й этап: проведение аудита. Формирование документа «Как есть».
2-й этап: предложения по автоматизации на Битрикс24. Разработка документа «Как будет» с учетом автоматизации на Битрикс24.
3-й этап реализация автоматизации. комплекс мероприятий по разработке и запуску изменений. Первый этап может проводиться как самостоятельная услуга. Обычно проводится при выполнении задачи по закреплению рабочих функций за структурными подразделениями или ролями в организации с целью определения центров ответственности.
Организация работ.
Аудит системы Б24 проводится с участием сотрудника Заказчика, выделенного Заказчиком на весь период проведения аудита.
С целью проведения аудита, Заказчик выполняет мероприятия:
 - определяет границы работ – какие рабочие места и процессы вовлечены в работу;
 - выделяет ответственного сотрудника, который проводит демонстрацию рабочего стола (с использованием Skype, либо видеоконференция по Битрикс24) и демонстрация всех действий, производимых на каждом рабочем месте – участнике процесса;
- ответственный сотрудник Заказчика проводит экскурс по существующей системе и объясняет вопросы и проблематику, в связи с которой производится аудит, а также контролирует/учитывает время, затраченное специалистом Исполнителя на проведение аудита;
- ответственный сотрудник передает регламентирующую документацию, которой руководствуется работник при выполнении своей трудовой функции на каждом рабочем месте обследуемого процесса;
 - по результатам аудита, специалист Исполнителя самостоятельно выполняет работы в соответствии с заключенным договором и целями аудита.
Организационный объем, границы проведения работ.
Определяет выделенный Заказчиком сотрудник. Содержимое документа Регламент
1. Цель, задачи и назначение
2. Организационный объем
3. Описание назначения и содержания процесса
4. Блок схема процесса
5. Функциональное описание действий участников на шагах процесса Если работы ведутся по построению Процессного управления, дополнительным объемом могут быть:
6. Ролевая схема/матрица участников процесса
7. Место процесса в процессной схеме
8. Метрики исполнения процесса. Под договоренности с Заказчиком, может быть рассмотрен пункт:
9. SLA процесса
10. SLA шага процесса
Визуализация.
Схема может быть оформлена как общий перечень шагов – «сплошное» прохождение, так и проведено распределение по дорожкам, каждой из которых соответствует участник процесса. Если того требует описание процесса, описание возможно с учетом визуализации времени путем формирования блоков последовательности. При описании процесса, могут быть применены графические элементы. Часто это применяется для наглядного понимания такта работы процесса или его шагов на основании входящих инициирующих событий. Нотации: IDF0, BPMN, EPC
Учет времени и оплата.
Оплата почасовая. 
На этапе обследования учет времени может осуществлять ответственный сотрудник Заказчика. На этапе формализации работ и выполнения автоматизации – учет времени осуществляется в системе  учета рабочего времени Исполнителя или, при наличии, в системе Заказчика. Средняя продолжительность работ по созданию одного регламента составляет 20 часов, из которых:
 - 6 часов – взаимодействие с ответственным сотрудником Заказчика (опрос, проработка регламентирующих документов, промежуточные консультации, презентация итога работ); 
- 14 часов – формализация и создание регламента .
При оценке объема работ, производимых за 20 часов, необходимо учитывать, что процесс, по которому формируется регламент, не включает в себя смежные процессы и не описывает составные процессы – более низкого или более высокого уровня вхождения. Это обеспечивает число шагов в процессе в среднем до 30.